Intervjufrågor receptionist: vanliga frågor och exempelsvar

Arbetsgivaren vill höra att du kan ta en laddad situation utan att den eskalerar, och att du fokuserar på vad du kan lösa.

“När jag jobbade i butik kom en kund tillbaka med en vara han köpt på rea och ville ha pengarna tillbaka, vilket inte gick enligt reglerna. Han blev högljudd. Jag lät honom prata till punkt, höll min egen ton lugn och sa vad jag faktiskt kunde göra: byta varan eller ge ett tillgodokvitto. Han valde bytet och gick nöjd. Det jag lärde mig är att folk oftast lugnar sig när de märker att man lyssnar och inte bara säger nej.”

• ✓Ge ett konkret exempel från tidigare jobb
• ✓Visa att du håller lugnet och erbjuder en väg framåt

I en reception ringer telefonen, en besökare väntar och mejlen tickar in på en gång. Arbetsgivaren vill veta att du inte tappar bort någon.

“Jag tar det som inte kan vänta först, en besökare som står vid disken eller ett samtal som kan vara akut. Ringer telefonen när jag redan hjälper någon vid disken svarar jag, ber om ett ögonblick och ber att få ringa upp, så att ingen blir stående utan svar. Mejl och sådant som kan vänta samlar jag ihop och tar när det är lugnare. Det viktiga är att alla får veta att de är sedda, även om de får vänta en stund.”

• ✓Visa att du skiljer på brådskande och sådant som kan vänta
• ✓Nämn att du ger besökare och uppringare besked om väntetid

Arbetsgivaren vill se att du är ärlig i stället för att gissa, och att du tar reda på svaret.

“Jag säger rakt ut att jag inte har svaret just nu men att jag tar reda på det. Sedan ringer jag rätt person eller kollar i våra system, och ger besökaren en ungefärlig tid: att jag återkommer inom tio minuter eller att den de söker är i möte till klockan två. Att gissa fel skapar bara mer jobb senare, så jag hellre dubbelkollar.”

• ✓Var ärlig i stället för att chansa
• ✓Ge besökaren ett tydligt besked om när de får svar

Receptionen får ofta ta första smällen när någon är irriterad. Arbetsgivaren vill se att du kan lugna läget utan att ta det personligt.

“Jag börjar med att lyssna utan att avbryta och visar att jag förstår att situationen är jobbig. Ofta räcker det långt att någon känner sig hörd. Sedan styr jag över till vad jag konkret kan göra, hitta rätt person eller boka om tiden. Behöver jag ta hjälp av min chef gör jag det, men jag håller tonen lugn hela tiden. Jag har lärt mig att inte ta det personligt, det är sällan jag de är arga på.”

• ✓Lyssna klart först, gå till lösning sedan
• ✓Visa att du kan skilja på dig själv och situationen

Mycket av jobbet sköts i telefonväxel, kalender och mejl. Arbetsgivaren vill veta att du kommer in i det snabbt.

“Jag har kopplat samtal och hanterat kö i en vanlig telefonväxel, och jag bokar möten och rum i Outlook-kalendern. Jag är van vid mejl, enklare registrering av besökare och att skriva ut passerkort. Nya system brukar jag komma in i på någon vecka, och jag frågar hellre en gång för mycket i början än gör fel. Får jag en manual eller en genomgång är jag snabbt igång.”

• ✓Nämn konkreta system du använt, även vanliga som Outlook
• ✓Saknar du ett system, betona att du lär dig snabbt

Du hör samtal och ser besökslistor och dokument som inte ska spridas. Arbetsgivaren vill veta att du förstår diskretion och dataskydd.

“Jag utgår från att det mesta jag hör och ser stannar hos mig. Jag pratar aldrig om vilka som varit på besök, vänder skärmen så att den inte syns från disken och låter inte papper med namn ligga framme. När någon frågar om en kollega är inne lämnar jag inte ut mer än nödvändigt. Diskretion har varit en självklar del av varje serviceyrke jag haft, och jag vet att dataskyddsreglerna gäller även i receptionen.”

• ✓Ge konkreta exempel: skärm, besökslista, papper på disken
• ✓Visa att du känner till dataskyddsreglerna

Du representerar företaget och ska kunna svara på enkla frågor från besökare och i telefon.

“Jag läser intranätet och de interna utskicken så att jag vet vad som är på gång, vilka som är nya och om något påverkar besökare, som ett event eller ombyggnad. Jag frågar på personalmötena när något är oklart. Då kan jag ge besökare rätt besked direkt i stället för att skicka dem vidare i onödan.”

• ✓Visa att du håller dig informerad på eget initiativ
• ✓Koppla det till att du kan ge besökare bättre service

Ibland måste du neka en begäran men ändå vara serviceinriktad. Arbetsgivaren vill se att du kan vara tydlig och vänlig på samma gång.

“Jag förklarar varför det inte går, att det till exempel kräver en bokad tid eller ett godkännande, så att det inte låter som ett godtyckligt nej. Sedan erbjuder jag ett alternativ: vem de kan kontakta eller hur de bokar tid. Jag säger det vänligt och visar att jag förstår att det kan vara frustrerande. De flesta tar ett nej bra om de förstår skälet och får ett nästa steg.”

• ✓Förklara skälet och ge ett alternativ
• ✓Var bestämd men vänlig, inte avvisande

Frågan visar din serviceanda och om du ser människorna bakom ärendena.

“En äldre dam kom på sitt möte men personen hon skulle träffa blev försenad. Hon verkade orolig, så jag hämtade kaffe åt henne och gav henne en bekväm stol. Jag hörde av mig till kollegan och höll henne uppdaterad om hur länge det skulle dröja. När mötet väl blev av tackade hon flera gånger för att hon fått vänta i lugn och ro. Det kostade mig nästan ingenting men betydde mycket för henne.”

• ✓Välj ett exempel som visar att du ser personen
• ✓Berätta hur det togs emot

Arbetsgivaren vill höra att du valt dem medvetet och inte söker vilket jobb som helst.

“Jag gillar att ni har mycket besök och olika sorters ärenden, för jag trivs när det händer saker och jag får prata med många under en dag. Jag läste att ni lägger vikt vid bemötande, och det är precis det jag tycker är roligast med jobbet. Jag vill vara den som får en besökare att känna sig välkommen från sekunden de kliver in, och det verkar ni bry er om.”

• ✓Läs på om företaget innan intervjun
• ✓Koppla det du gillar med jobbet till just den här arbetsplatsen