Intervjufrågor HR-specialist: vanliga frågor och exempelsvar

Arbetsgivaren vill se att du arbetar strukturerat och vet vad som är din roll och vad som är chefens.

“Jag börjar med en kravprofil tillsammans med rekryterande chef: vilka arbetsuppgifter, vilken kompetens som är ska-krav och vilken som är bra att ha. Sedan skriver jag annonsen, går igenom ansökningarna mot kravprofilen och håller kompetensbaserade intervjuer med samma frågor till alla, så att vi jämför på riktigt och inte på magkänsla. Jag tar referenser, stämmer av lön mot vårt kollektivavtal och skriver anställningsavtalet. Senast tillsatte jag sex tjänster på ett kvartal på det sättet.”

• ✓Beskriv både ditt och chefens ansvar i processen
• ✓Nämn kravprofil och kompetensbaserade intervjuer

HR behöver kunna medla och samtidigt hålla sig neutral och följa reglerna.

“Jag pratar först med var och en enskilt för att förstå vad det egentligen handlar om, och antecknar det som sägs. Ofta är det två olika bilder av samma situation. Sedan kallar jag till ett gemensamt samtal där vi håller oss till konkreta händelser och vad som ska gälla framåt, inte till vem som har fel. Jag är tydlig med att min roll är att hjälpa dem hitta en lösning, inte att döma. Blir det en arbetsmiljöfråga eller något facket behöver vara med på tar jag in dem.”

• ✓Visa att du dokumenterar och håller dig neutral
• ✓Nämn när du kopplar in chef, skyddsombud eller fack

Rehabiliteringsansvaret är en av HR:s tyngsta uppgifter och kräver att du kan rutinerna.

“När någon varit sjuk länge eller ofta kort bokar jag ett rehabiliteringssamtal tillsammans med chefen. Vi går igenom vad som funkar och inte, och gör en plan för återgång i arbete med anpassningar, till exempel kortare dagar eller ändrade arbetsuppgifter en tid. Jag håller koll på tidsgränserna mot Försäkringskassan och ser till att dokumentationen finns om det skulle behövas senare. Målet är alltid att personen ska kunna komma tillbaka, hellre stegvis än för sent.”

• ✓Nämn rehabiliteringssamtal och plan för återgång
• ✓Visa att du kan rutinen mot Försäkringskassan

Arbetsgivaren vill se att du kan göra vardagen enklare för cheferna, inte bara förvalta.

“Hos min förra arbetsgivare slutade nyanställda ofta inom första halvåret, och i avgångssamtalen kom det fram att de känt sig vilsna de första veckorna. Jag byggde en introduktion med en checklista för chefen, en fadder på plats och tre uppföljningssamtal under provanställningen. Efter ett år hade andelen som slutade tidigt minskat tydligt, och cheferna sa att de äntligen visste vad de skulle göra på någons första dag.”

• ✓Välj ett problem du själv såg och åtgärdade
• ✓Beskriv både vad du gjorde och vad det ledde till

Reglerna ändras och HR måste kunna ge cheferna rätt besked.

“Jag läser det som kommer från vår arbetsgivarorganisation och håller koll på nya domar från Arbetsdomstolen, eftersom det är där praxis sätts. Kollektivavtalet har jag nära till hands och läser om när det omförhandlas. Jag är med i ett HR-nätverk där vi stämmer av knepiga fall med varandra, och går en arbetsrättskurs med jämna mellanrum. När jag är osäker gissar jag inte, utan kollar källan innan jag ger ett besked.”

• ✓Nämn svenska källor: kollektivavtal, Arbetsdomstolen, arbetsgivarorganisation
• ✓Visa att du hellre kollar än gissar

Frågan testar om du kan arbetsrätten och vågar bromsa en chef.

“Jag förklarar att en uppsägning kräver saklig grund, antingen arbetsbrist eller personliga skäl, och att personliga skäl behöver vara dokumenterade och att personen fått en chans att ändra sig. Jag frågar vad som faktiskt hänt och om det finns underlag. Saknas grund föreslår jag i stället tydliga förväntningar, uppföljning och stöd, och vid arbetsbrist en riktig omplaceringsutredning. Jag är rak med att en uppsägning utan grund kan ogiltigförklaras och kosta skadestånd. Min roll är att skydda både verksamheten och medarbetaren.”

• ✓Visa att du kan saklig grund och omplaceringsskyldighet
• ✓Våga säga nej till chefen och förklara varför

Lön är känsligt och styrs av både kollektivavtal och diskrimineringslagen.

“Jag stöttar cheferna inför lönesamtalen med tydliga kriterier så att lönen sätts på prestation och ansvar, inte på vem som förhandlar hårdast. I lönekartläggningen går jag igenom om kvinnor och män som gör lika eller likvärdigt arbete har osakliga löneskillnader, som diskrimineringslagen kräver varje år. Hittar vi något som inte kan förklaras sakligt lägger vi en plan för att rätta till det. Jag håller också ihop tidplanen mot facket så att revisionen blir klar i tid.”

• ✓Nämn lönekriterier, lönekartläggning och diskrimineringslagen
• ✓Visa att du kan samspelet med facket

HR fungerar bara om folk vågar komma till dig och ledningen litar på dina besked.

“Jag håller det jag lovar och återkommer även när svaret dröjer eller blir nej. Det som sägs i förtroende stannar hos mig, och det märker folk efter ett tag. Mot ledningen är jag tydlig med vad reglerna säger även när det inte är det de vill höra, för då vet de att de kan lita på mig också när det är lätt. Jag försöker finnas ute i verksamheten och inte bara på mitt rum, så att jag förstår hur jobbet faktiskt ser ut.”

• ✓Ge konkreta exempel på att du håller vad du lovar
• ✓Visa att du vågar ge raka besked till ledningen

Att rekrytera nytt kostar mer än att behålla, så arbetsgivaren vill se att du tänker förebyggande.

“Jag ser till att utvecklingssamtalen blir riktiga samtal om vart personen vill, inte bara en blankett som fylls i. Vi pratar om nästa steg, vidareutbildning och om lönen känns rimlig. Märker jag att en nyckelperson börjar tveka tar jag ett samtal i tid i stället för att vänta tills uppsägningen ligger på bordet. Ofta handlar det om att någon vill ha mer ansvar eller en tydligare väg framåt, och det går att lösa om man fångar det tidigt.”

• ✓Nämn utvecklingssamtal, kompetensutveckling och lön
• ✓Visa att du agerar i tid, inte när personen redan sökt annat

Frågan visar om du kan koppla personalarbetet till verksamheten.

“Jag följer personalomsättningen, sjukfrånvaron i procent och hur lång tid det tar att tillsätta en tjänst, och jämför över tid. Jag använder också medarbetarenkäten, men framför allt vad cheferna säger i vardagen. Siffrorna i sig säger inte allt, så jag tittar på vad som ligger bakom: stiger sjukfrånvaron på en viss avdelning går jag dit och tar reda på varför. Jag rapporterar det viktigaste till ledningen några gånger om året och knyter det till sådant de bryr sig om, som bemanning och kostnader.”

• ✓Nämn personalomsättning, sjukfrånvaro och tid till tillsättning
• ✓Visa att du tittar bakom siffrorna, inte bara på dem