IT-säkerhet och GDPR

Cowrite är en svensk AI-tjänst som hjälper jobbsökande att skriva CV och personligt brev samt träna inför intervjuer. Tjänsten har funnits sedan 2018 och används i dag av flera stora svenska organisationer och deras medlemmar och anställda.

Användaren svarar på frågor om sin bakgrund och jobbet hen söker. Utifrån svaren skapas ett textförslag som användaren fritt redigerar, väljer grafisk profil för och laddar ned som PDF eller Word. Dokumenten sparas på användarens konto, och användaren kan dela dem inom systemet med t.ex. en jobbcoach för feedback.

Användare loggar in med e-postadress och lösenord, eller via socialt konto (OpenID Connect). Lösenord lagras hashade med branschstandard (bcrypt/scrypt) i Firebase Authentication.

Ansvarsfördelningen följer anslutningsmodellen.

Utan SSO är Cowrite personuppgiftsansvarig. Ansluts era användare via länk eller landningssida skapar de ett eget konto direkt hos Cowrite och samtycker aktivt till behandlingen. Er organisation överför inga uppgifter till oss och behöver därför inte teckna något personuppgiftsbiträdesavtal.

Med SSO är Cowrite personuppgiftsbiträde och er organisation personuppgiftsansvarig för de uppgifter som överförs. Hanteringen regleras då i ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan er och Cowrite.

Cowrite behandlar de uppgifter användaren själv lämnar för att skapa sina ansökningshandlingar: kontaktuppgifter, profilbild, utbildning och meriter, arbetslivserfarenhet, kompetenser, intressen samt eventuella referenser.

Insamlingen är medvetet minimerad: vi ber bara om det som behövs för att skapa relevanta dokument. Användningsanalys (Firebase Analytics) aktiveras först efter uttryckligt samtycke via Google Consent Mode v2 och gallras automatiskt efter högst 14 månader.

Uppgifterna sparas så länge kontot är aktivt. Ett konto som inte använts på sex månader räknas som inaktivt och raderas — användaren meddelas två veckor innan. Vid radering försvinner uppgifterna ur backuper inom 30 + 30 dagar; en begärd radering är alltså fullständigt genomförd inom högst 60 dagar.

Användaren kan när som helst exportera sina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format eller begära radering via support@cowrite.com. Begäranden om registrerades rättigheter (tillgång, rättelse, radering, dataportabilitet) hanteras inom 30 dagar utan kostnad.

Cowrite har en dokumenterad incidenthanteringsplan med utsedd dataskyddsansvarig. Vid en personuppgiftsincident informeras berörd kundorganisation inom 24 timmar från upptäckt, och en slutrapport med incidenttyp, berörda personer, konsekvenser och åtgärder lämnas senast 72 timmar efter att incidenten är löst.

Incidenter som innebär risk för enskildas fri- och rättigheter anmäls till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar, och berörda användare informeras skyndsamt vid hög risk. Efter varje incident ses rutiner och skydd över.

Tjänsten är normalt tillgänglig dygnet runt. Garanterad tillgänglighet enligt avtal: 98 % på årsbasis under vardagar kl. 08–18 och 97 % övrig tid, exklusive i förväg godkänt underhåll. Understigs nivån har kundorganisationen rätt till prisavdrag.

Användare har tillgång till mailsupport med en genomsnittlig svarstid under 24 timmar vardagar kl. 09–17. Kundorganisationer får kvartalsvisa uppföljningsmöten och kostnadsfria utbildningstillfällen via videolänk.